Strategi Penambahbaikan Proses: Blue Ocean Strategy

Strategi Lautan Biru (Blue Ocean Strategy) memperkenalkan Kerangka Kerja Empat Tindakan yang bertujuan untuk menggubal strategi baru yang lebih berdaya saing. Konsep ini menganjurkan inovasi dan kreativiti dalam penyampaian perkhidmatan. Ia juga menggalakkan untuk menjadi perintis dalam menyediakan sesuatu perkhidmatan atau produk di mana organisasi perlu keluar dari kepompong keselesaan dan bertindak melampaui ekspektasi (do beyond the expectations). Dari segi individu, mereka tidak lagi boleh sentiasa menjadi pengikut (followers) tetapi perlu menjadi peneraju (trend setter) dalam melakukan sesuatu pekerjaan. Pendekatan ini dapat membantu melonjakkan sesebuah organisasi ke peringkat yang lebih cemerlang dan gemilang.

Strategi Lautan Biru sangat menekankan pentingnya organisasi menjalankan analisis stakeholders/ pelanggan secara terperinci untuk mengenal pasti kumpulan-kumpulan sasaran yang akan menerima kesan dari strategi yang dilaksanakan. Analisis stakeholders/pelanggan dalam konteks ini akan menyelami kehendak, keperluan serta nilai kumpulan-kumpulan berkenaan untuk memastikan strategi yang dirancang akan benar-benar memenuhi kehendak mereka. Strategi ini akan mewujudkan inovasi nilai yang memberikan penekanan setara kepada nilai dan inovasi, tanpa memfokuskan kepada teknologi baru semata-mata. Inovasi nilai merupakan cara baru untuk memikirkan dan melaksanakan strategi yang mencipta pembaharuan dengan menggunakan elemen-elemen baru dan berkos rendah. Antara tindakan yang perlu diambil ialah:

• Hapuskan (eliminate) – perkara-perkara yang tidak penting perlu dihapuskan dari aktiviti yang sedia ada termasuk menghapuskan kaedah, prosedur dan proses kerja yang lapuk, tidak praktikal dan tidak ekonomik
• Kurangkan (reduce) - perkara-perkara yang dirasakan selama ini berlebihan perlu dikurangkan termasuk mengurangkan karenah birokrasi
• Tingkatkan (raise) - perkara-perkara yang penting perlu ditonjolkan dan ditingkatkan termasuk meningkatkan penggunaan standard
• Ciptakan (create) - perkara-perkara yang baru dan belum pernah terfikir atau ditawarkan oleh pihak lain perlu diciptakan termasuk memperkenalkan cara penyampaian perkhidmatan yang lebih cepat, cekap dan berkesan

Baca selanjutnya ...

Strategi Penambahbaikan Proses: BPR / BPI

BPR/BPI (Business Process Reengineering (BPR)/Business Process Improvement (BPI)) ialah satu pendekatan yang digunakan untuk melakukan perubahan ke arah penambahbaikan proses perkhidmatan dengan membuat analisis ke atas proses semasa (AS-IS) menggunakan carta aliran atau lain-lain tools. Kemudian memperkemaskan proses sedia ada atau membangunkan proses baru (TO-BE) sama ada secara manual atau menggunakan kemudahan ICT. Dengan kata lain, BPR/BPI merupakan konsep pengurusan yang bertujuan untuk mengolah semula dan memperkemaskan elemen-elemen asas dan proses kerja dalam organisasi untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. BPR memfokuskan analisisnya kepada keseluruhan proses perkhidmatan yang wujud manakala BPI hanya memilih proses-proses kritikal sahaja.

Antara objektif utama BPR/BPI ialah:

• Menjadikan proses lebih cekap, iaitu meminimumkan penggunaan sumber
• Menjadikan proses lebih berkesan, iaitu menghasilkan output atau outcome yang dikehendaki/disasarkan
• Menjadikan proses lebih sesuai, iaitu berupaya menyesuaikan dengan perubahan organisasi dan kehendak pelanggan serta stakeholders

Tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh KIK untuk menjalankan BPR/BPI di organisasi masing-masing adalah seperti berikut:

• Merancang penambahbaikan dari segi kepimpinan, kefahaman dan komitmen melalui langkah-langkah di bawah:

• Mengenal pasti anggota pasukan

• Melantik pegawai kanan agensi sebagai champion

• Memberi latihan kepada ahli pasukan

• Membangunkan model BPR/BPI

• Memaklumkan matlamat BPR/BPI kepada anggota agensi

• Mengkaji semula perkhidmatan strategik dan keperluan pelanggan

• Memilih proses-proses yang kritikal

• Melantik pemilik-pemilik proses 

• Memahami proses semasa dari semua dimensi melalui cara-cara berikut:

• Menentukan skop dan misi/objektif proses

• Menentukan sempadan proses

• Memberikan gambaran keseluruhan prosesMenentukan pengukuran dan ekspektasi pelanggan bagi proses

• Menyediakan carta aliran proses

• Mengumpul data mengenai kos, masa dan faedah

• Membuat penyemakan dan penganalisisan ke atas proses

• Menyelaraskan perbezaan

• Menyediakan proses baru dan mengemas kini dokumen proses

• Memperkemaskan dan menambah baik proses bagi membuat penyesuaian serta meningkatkan kecekapan dan keberkesanannya melalui tindakan berikut:

• Mengenal pasti peluang-peluang mencipta sistem/proses baru, penambahbaikan atau pengubahsuaian (akibat dari kesilapan, kualiti rendah, kos tinggi, kerja tertunggak, lambat/lewat dan sebagainya)

• Menghapuskan birokrasi

• Menghapuskan aktiviti-aktiviti yang tidak ada nilai tambah

• Memudahkan proses

• Mengurangkan masa proses

• Memperbetulkan kesilapan proses

• Mengautomasikan proses melalui penggunaan ICT

• Menyeragamkan proses

• Mendokumentasikan proses

• Memilih anggota yang terbabit dengan proses untuk diberi latihanmengenai sistem dan prosedur baru

• Mengukur dan mengawal pelaksanaan proses untuk memastikan inovasi/ penambahbaikan memberi faedah melalui langkah-langkah berikut:

• Membangunkan indikator pengukuran dan menetapkan sasaran

• Membentuk sistem maklum balas

• Mengadakan audit proses secara berkala

• Membentuk sistem kawalan kualiti dan kos

• Melaksanakan inovasi penambahbaikan proses berterusan melalui tindakan berikut:

• Mendapat kelulusan proses

• Mengadakan kajian semula ke atas proses secara berkala

• Menentukan dan menghapuskan proses yang bermasalah

• Menilai impak perubahan ke atas organisasi dan pelanggan

• Membuat penandaarasan proses

• Memberi latihan lanjutan kepada ahli pasukan dan anggota yang terlibat dalam pelaksanaan proses

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah PDPC

Rajah PDPC atau Rajah Proses Carta Perancangan Keputusan digunakan bagi mengenal pasti risiko-risiko
atau ancaman-ancaman yang mungkin wujud di dalam sesuatu cadangan penyelesaian. Proses ini membolehkan tindakan pencegahan diambil bagi menghadapi risiko-risiko yang mungkin berlaku.

Aplikasi

• Kenal pasti objektif yang ingin dicapai menerusi penggunaan teknik ini
• Kenal pasti cadangan-cadangan yang mungkin boleh dilaksanakan
• Kenal pasti risiko-risiko yang mungkin dihadapi jika cadangan-cadangan tersebut dilaksanakan. KIK boleh menggunakan teknik percambahan fikiran, Rajah Afiniti, Rajah Pokok atau teknik-teknik lain yang bersesuaian bagi mengenal pasti risiko tersebut
• Catatkan risiko yang dikenal pasti
• Setelah mengenal pasti risiko-risiko yang mungkin dihadapi, kenal pasti pula tindakan pencegahan/ penyelesaian bagi setiap risiko yang telah dikenal pasti

Laman berkaitan

1. http://asq.org/learn-about-quality/new-management-planning-tools/overview/process-decision-program-chart.html
2. http://www.syque.com/quality_tools/tools/TOOLS12.htm

Contoh Amali:

CARTA PROGRAM PROSES KEPUTUSAN
(Program Decision Process Chart, PDPC)

PENGENALAN

Di dalam (semasa) membuat sesuatu rancangan, lazimnya kita akan menilai sesuatu situasi; menetapkan keutamaan (priority); menganggarkan keperluan kos, bahan dan sumber; memberi pertimbangan kepada pilihan/alternatif jangkamasa; serta membuat keputusan bagi menghasilkan pelan tindakan.

Bagaimanapun rancangan tersebut berkemungkinan berjalan bukan sebagaimana yang diharapkan. Ia mungkin disebabkan oleh:

• Anggaran yang kurang tepat 
• Kerja-kerja asas (ground work) yang kurang teliti 
• Kelemahan ketika membuat sesuatu keputusan 
• Kurangnya komitmen 
• Halangan luar jangka, dll. 

Dengan lain perkataan, perkara tidak disangka mungkin berlaku hingga boleh menyebabkan rancangan kita terganggu, tergendala atupun gagal.

Oleh itu, bagi melindungi perancangan kia daripada gagal maka Carta PDPC digunakan untuk membantu menjangka masalah yang berpotensi untuk timbul.

FAEDAH PENGGUNAAN

Kaedah ini digunapakai untuk menentukan proses terbaik/optima yang perlu diikuti bagi mencapai matlamat yang dikehendaki bagi sesuatu projek.

Dilakukan dengan mengambilkira sebarang perkara luar jangka yang mungkin berlaku.

Melalui penggunaan teknik ini, secara langsung kita diajar supaya sentiasa berfikir mengenai jalan penyelesaian (kita jadi tidak mudah mati akal).

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Carta PERT atau CPM

Carta PERT (Programme Evaluation Review Technique) atau Critical Path Method (CPM) dapat menunjukkan aktiviti mana yang kritikal/genting dalam sesuatu tindakan yang diambil, supaya tumpuan dapat diberikan kepada aktiviti berkenaan.

Untuk mengetahuinya, aktiviti mengenai Strategi Meningkatkan Khidmat Pelanggan dalam Rajah Jaringan
Aktiviti , dipindahkan ke dalam Carta CPM di bawah. Nombor 1 hingga 8 menunjukkan bilangan aktiviti yang terlibat, manakala huruf A hingga H pula menjelaskan tempoh masa yang diambil bagi melaksanakan aktiviti berkenaan. Aktiviti yang selari dari atas ke bawah menunjukkan ia boleh dilaksanakan serentak, iaitu aktiviti 1, 2, 3 dan 4 serta aktiviti 5, 6 dan 7

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah Jaringan Aktiviti

Rajah Jaringan Aktiviti menunjukkan jaringan aliran tugas yang dirancangkan. Tugas -tugas yang terlibat di
dalam sesuatu perancangan ini dicatatkan di dalam petak. Petak-petak ini seterusnya akan dihubungkan menerusi anak panah bagi menunjukkan turutan aliran kerja berdasarkan tempoh masa tertentu sebagaimana yang telah dirancangkan. Petak-petak ini juga boleh memasukkan maklumat-maklumat seperti individu yang bertanggungjawab terhadap tugas tersebut, sumber yang diperlukan dan masa yang diperuntukkan.


Aplikasi

• Kenal pasti objektif projek atau perancangan. Contoh ialah Strategi Meningkatkan Khidmat Pelanggan
• Kenal pasti kekangan-kekangan yang mungkin memberi kesan kepada pelaksanaan projek atau perancangan seperti kekangan masa, sumber tenaga dan kewangan
• Kenal pasti dan catatkan tugasan-tugasan yang perlu diselesaikan. Catatkan juga di dalam kad tersebut maklumat berhubung tempoh masa bagi sesuatu tindakan perlu disiapkan dan individu yang bertanggungjawab
• Setelah semua tugasan selesai dicatatkan, susun tugasan mengikut turutan dari kiri ke kanan.
• Sambungkan tugasan tersebut dengan anak panah

Baca selanjutnya ...