Strategi Penambahbaikan Proses: BPR / BPI

BPR/BPI (Business Process Reengineering (BPR)/Business Process Improvement (BPI)) ialah satu pendekatan yang digunakan untuk melakukan perubahan ke arah penambahbaikan proses perkhidmatan dengan membuat analisis ke atas proses semasa (AS-IS) menggunakan carta aliran atau lain-lain tools. Kemudian memperkemaskan proses sedia ada atau membangunkan proses baru (TO-BE) sama ada secara manual atau menggunakan kemudahan ICT. Dengan kata lain, BPR/BPI merupakan konsep pengurusan yang bertujuan untuk mengolah semula dan memperkemaskan elemen-elemen asas dan proses kerja dalam organisasi untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. BPR memfokuskan analisisnya kepada keseluruhan proses perkhidmatan yang wujud manakala BPI hanya memilih proses-proses kritikal sahaja.

Antara objektif utama BPR/BPI ialah:

• Menjadikan proses lebih cekap, iaitu meminimumkan penggunaan sumber
• Menjadikan proses lebih berkesan, iaitu menghasilkan output atau outcome yang dikehendaki/disasarkan
• Menjadikan proses lebih sesuai, iaitu berupaya menyesuaikan dengan perubahan organisasi dan kehendak pelanggan serta stakeholders

Tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh KIK untuk menjalankan BPR/BPI di organisasi masing-masing adalah seperti berikut:

• Merancang penambahbaikan dari segi kepimpinan, kefahaman dan komitmen melalui langkah-langkah di bawah:

• Mengenal pasti anggota pasukan

• Melantik pegawai kanan agensi sebagai champion

• Memberi latihan kepada ahli pasukan

• Membangunkan model BPR/BPI

• Memaklumkan matlamat BPR/BPI kepada anggota agensi

• Mengkaji semula perkhidmatan strategik dan keperluan pelanggan

• Memilih proses-proses yang kritikal

• Melantik pemilik-pemilik proses 

• Memahami proses semasa dari semua dimensi melalui cara-cara berikut:

• Menentukan skop dan misi/objektif proses

• Menentukan sempadan proses

• Memberikan gambaran keseluruhan prosesMenentukan pengukuran dan ekspektasi pelanggan bagi proses

• Menyediakan carta aliran proses

• Mengumpul data mengenai kos, masa dan faedah

• Membuat penyemakan dan penganalisisan ke atas proses

• Menyelaraskan perbezaan

• Menyediakan proses baru dan mengemas kini dokumen proses

• Memperkemaskan dan menambah baik proses bagi membuat penyesuaian serta meningkatkan kecekapan dan keberkesanannya melalui tindakan berikut:

• Mengenal pasti peluang-peluang mencipta sistem/proses baru, penambahbaikan atau pengubahsuaian (akibat dari kesilapan, kualiti rendah, kos tinggi, kerja tertunggak, lambat/lewat dan sebagainya)

• Menghapuskan birokrasi

• Menghapuskan aktiviti-aktiviti yang tidak ada nilai tambah

• Memudahkan proses

• Mengurangkan masa proses

• Memperbetulkan kesilapan proses

• Mengautomasikan proses melalui penggunaan ICT

• Menyeragamkan proses

• Mendokumentasikan proses

• Memilih anggota yang terbabit dengan proses untuk diberi latihanmengenai sistem dan prosedur baru

• Mengukur dan mengawal pelaksanaan proses untuk memastikan inovasi/ penambahbaikan memberi faedah melalui langkah-langkah berikut:

• Membangunkan indikator pengukuran dan menetapkan sasaran

• Membentuk sistem maklum balas

• Mengadakan audit proses secara berkala

• Membentuk sistem kawalan kualiti dan kos

• Melaksanakan inovasi penambahbaikan proses berterusan melalui tindakan berikut:

• Mendapat kelulusan proses

• Mengadakan kajian semula ke atas proses secara berkala

• Menentukan dan menghapuskan proses yang bermasalah

• Menilai impak perubahan ke atas organisasi dan pelanggan

• Membuat penandaarasan proses

• Memberi latihan lanjutan kepada ahli pasukan dan anggota yang terlibat dalam pelaksanaan proses