Strategi Penambahbaikan Proses: Blue Ocean Strategy

Strategi Lautan Biru (Blue Ocean Strategy) memperkenalkan Kerangka Kerja Empat Tindakan yang bertujuan untuk menggubal strategi baru yang lebih berdaya saing. Konsep ini menganjurkan inovasi dan kreativiti dalam penyampaian perkhidmatan. Ia juga menggalakkan untuk menjadi perintis dalam menyediakan sesuatu perkhidmatan atau produk di mana organisasi perlu keluar dari kepompong keselesaan dan bertindak melampaui ekspektasi (do beyond the expectations). Dari segi individu, mereka tidak lagi boleh sentiasa menjadi pengikut (followers) tetapi perlu menjadi peneraju (trend setter) dalam melakukan sesuatu pekerjaan. Pendekatan ini dapat membantu melonjakkan sesebuah organisasi ke peringkat yang lebih cemerlang dan gemilang.

Strategi Lautan Biru sangat menekankan pentingnya organisasi menjalankan analisis stakeholders/ pelanggan secara terperinci untuk mengenal pasti kumpulan-kumpulan sasaran yang akan menerima kesan dari strategi yang dilaksanakan. Analisis stakeholders/pelanggan dalam konteks ini akan menyelami kehendak, keperluan serta nilai kumpulan-kumpulan berkenaan untuk memastikan strategi yang dirancang akan benar-benar memenuhi kehendak mereka. Strategi ini akan mewujudkan inovasi nilai yang memberikan penekanan setara kepada nilai dan inovasi, tanpa memfokuskan kepada teknologi baru semata-mata. Inovasi nilai merupakan cara baru untuk memikirkan dan melaksanakan strategi yang mencipta pembaharuan dengan menggunakan elemen-elemen baru dan berkos rendah. Antara tindakan yang perlu diambil ialah:

• Hapuskan (eliminate) – perkara-perkara yang tidak penting perlu dihapuskan dari aktiviti yang sedia ada termasuk menghapuskan kaedah, prosedur dan proses kerja yang lapuk, tidak praktikal dan tidak ekonomik
• Kurangkan (reduce) - perkara-perkara yang dirasakan selama ini berlebihan perlu dikurangkan termasuk mengurangkan karenah birokrasi
• Tingkatkan (raise) - perkara-perkara yang penting perlu ditonjolkan dan ditingkatkan termasuk meningkatkan penggunaan standard
• Ciptakan (create) - perkara-perkara yang baru dan belum pernah terfikir atau ditawarkan oleh pihak lain perlu diciptakan termasuk memperkenalkan cara penyampaian perkhidmatan yang lebih cepat, cekap dan berkesan

Baca selanjutnya ...

Strategi Penambahbaikan Proses: BPR / BPI

BPR/BPI (Business Process Reengineering (BPR)/Business Process Improvement (BPI)) ialah satu pendekatan yang digunakan untuk melakukan perubahan ke arah penambahbaikan proses perkhidmatan dengan membuat analisis ke atas proses semasa (AS-IS) menggunakan carta aliran atau lain-lain tools. Kemudian memperkemaskan proses sedia ada atau membangunkan proses baru (TO-BE) sama ada secara manual atau menggunakan kemudahan ICT. Dengan kata lain, BPR/BPI merupakan konsep pengurusan yang bertujuan untuk mengolah semula dan memperkemaskan elemen-elemen asas dan proses kerja dalam organisasi untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. BPR memfokuskan analisisnya kepada keseluruhan proses perkhidmatan yang wujud manakala BPI hanya memilih proses-proses kritikal sahaja.

Antara objektif utama BPR/BPI ialah:

• Menjadikan proses lebih cekap, iaitu meminimumkan penggunaan sumber
• Menjadikan proses lebih berkesan, iaitu menghasilkan output atau outcome yang dikehendaki/disasarkan
• Menjadikan proses lebih sesuai, iaitu berupaya menyesuaikan dengan perubahan organisasi dan kehendak pelanggan serta stakeholders

Tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh KIK untuk menjalankan BPR/BPI di organisasi masing-masing adalah seperti berikut:

• Merancang penambahbaikan dari segi kepimpinan, kefahaman dan komitmen melalui langkah-langkah di bawah:

• Mengenal pasti anggota pasukan

• Melantik pegawai kanan agensi sebagai champion

• Memberi latihan kepada ahli pasukan

• Membangunkan model BPR/BPI

• Memaklumkan matlamat BPR/BPI kepada anggota agensi

• Mengkaji semula perkhidmatan strategik dan keperluan pelanggan

• Memilih proses-proses yang kritikal

• Melantik pemilik-pemilik proses 

• Memahami proses semasa dari semua dimensi melalui cara-cara berikut:

• Menentukan skop dan misi/objektif proses

• Menentukan sempadan proses

• Memberikan gambaran keseluruhan prosesMenentukan pengukuran dan ekspektasi pelanggan bagi proses

• Menyediakan carta aliran proses

• Mengumpul data mengenai kos, masa dan faedah

• Membuat penyemakan dan penganalisisan ke atas proses

• Menyelaraskan perbezaan

• Menyediakan proses baru dan mengemas kini dokumen proses

• Memperkemaskan dan menambah baik proses bagi membuat penyesuaian serta meningkatkan kecekapan dan keberkesanannya melalui tindakan berikut:

• Mengenal pasti peluang-peluang mencipta sistem/proses baru, penambahbaikan atau pengubahsuaian (akibat dari kesilapan, kualiti rendah, kos tinggi, kerja tertunggak, lambat/lewat dan sebagainya)

• Menghapuskan birokrasi

• Menghapuskan aktiviti-aktiviti yang tidak ada nilai tambah

• Memudahkan proses

• Mengurangkan masa proses

• Memperbetulkan kesilapan proses

• Mengautomasikan proses melalui penggunaan ICT

• Menyeragamkan proses

• Mendokumentasikan proses

• Memilih anggota yang terbabit dengan proses untuk diberi latihanmengenai sistem dan prosedur baru

• Mengukur dan mengawal pelaksanaan proses untuk memastikan inovasi/ penambahbaikan memberi faedah melalui langkah-langkah berikut:

• Membangunkan indikator pengukuran dan menetapkan sasaran

• Membentuk sistem maklum balas

• Mengadakan audit proses secara berkala

• Membentuk sistem kawalan kualiti dan kos

• Melaksanakan inovasi penambahbaikan proses berterusan melalui tindakan berikut:

• Mendapat kelulusan proses

• Mengadakan kajian semula ke atas proses secara berkala

• Menentukan dan menghapuskan proses yang bermasalah

• Menilai impak perubahan ke atas organisasi dan pelanggan

• Membuat penandaarasan proses

• Memberi latihan lanjutan kepada ahli pasukan dan anggota yang terlibat dalam pelaksanaan proses

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah PDPC

Rajah PDPC atau Rajah Proses Carta Perancangan Keputusan digunakan bagi mengenal pasti risiko-risiko
atau ancaman-ancaman yang mungkin wujud di dalam sesuatu cadangan penyelesaian. Proses ini membolehkan tindakan pencegahan diambil bagi menghadapi risiko-risiko yang mungkin berlaku.

Aplikasi

• Kenal pasti objektif yang ingin dicapai menerusi penggunaan teknik ini
• Kenal pasti cadangan-cadangan yang mungkin boleh dilaksanakan
• Kenal pasti risiko-risiko yang mungkin dihadapi jika cadangan-cadangan tersebut dilaksanakan. KIK boleh menggunakan teknik percambahan fikiran, Rajah Afiniti, Rajah Pokok atau teknik-teknik lain yang bersesuaian bagi mengenal pasti risiko tersebut
• Catatkan risiko yang dikenal pasti
• Setelah mengenal pasti risiko-risiko yang mungkin dihadapi, kenal pasti pula tindakan pencegahan/ penyelesaian bagi setiap risiko yang telah dikenal pasti

Laman berkaitan

1. http://asq.org/learn-about-quality/new-management-planning-tools/overview/process-decision-program-chart.html
2. http://www.syque.com/quality_tools/tools/TOOLS12.htm

Contoh Amali:

CARTA PROGRAM PROSES KEPUTUSAN
(Program Decision Process Chart, PDPC)

PENGENALAN

Di dalam (semasa) membuat sesuatu rancangan, lazimnya kita akan menilai sesuatu situasi; menetapkan keutamaan (priority); menganggarkan keperluan kos, bahan dan sumber; memberi pertimbangan kepada pilihan/alternatif jangkamasa; serta membuat keputusan bagi menghasilkan pelan tindakan.

Bagaimanapun rancangan tersebut berkemungkinan berjalan bukan sebagaimana yang diharapkan. Ia mungkin disebabkan oleh:

• Anggaran yang kurang tepat 
• Kerja-kerja asas (ground work) yang kurang teliti 
• Kelemahan ketika membuat sesuatu keputusan 
• Kurangnya komitmen 
• Halangan luar jangka, dll. 

Dengan lain perkataan, perkara tidak disangka mungkin berlaku hingga boleh menyebabkan rancangan kita terganggu, tergendala atupun gagal.

Oleh itu, bagi melindungi perancangan kia daripada gagal maka Carta PDPC digunakan untuk membantu menjangka masalah yang berpotensi untuk timbul.

FAEDAH PENGGUNAAN

Kaedah ini digunapakai untuk menentukan proses terbaik/optima yang perlu diikuti bagi mencapai matlamat yang dikehendaki bagi sesuatu projek.

Dilakukan dengan mengambilkira sebarang perkara luar jangka yang mungkin berlaku.

Melalui penggunaan teknik ini, secara langsung kita diajar supaya sentiasa berfikir mengenai jalan penyelesaian (kita jadi tidak mudah mati akal).

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Carta PERT atau CPM

Carta PERT (Programme Evaluation Review Technique) atau Critical Path Method (CPM) dapat menunjukkan aktiviti mana yang kritikal/genting dalam sesuatu tindakan yang diambil, supaya tumpuan dapat diberikan kepada aktiviti berkenaan.

Untuk mengetahuinya, aktiviti mengenai Strategi Meningkatkan Khidmat Pelanggan dalam Rajah Jaringan
Aktiviti , dipindahkan ke dalam Carta CPM di bawah. Nombor 1 hingga 8 menunjukkan bilangan aktiviti yang terlibat, manakala huruf A hingga H pula menjelaskan tempoh masa yang diambil bagi melaksanakan aktiviti berkenaan. Aktiviti yang selari dari atas ke bawah menunjukkan ia boleh dilaksanakan serentak, iaitu aktiviti 1, 2, 3 dan 4 serta aktiviti 5, 6 dan 7

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah Jaringan Aktiviti

Rajah Jaringan Aktiviti menunjukkan jaringan aliran tugas yang dirancangkan. Tugas -tugas yang terlibat di
dalam sesuatu perancangan ini dicatatkan di dalam petak. Petak-petak ini seterusnya akan dihubungkan menerusi anak panah bagi menunjukkan turutan aliran kerja berdasarkan tempoh masa tertentu sebagaimana yang telah dirancangkan. Petak-petak ini juga boleh memasukkan maklumat-maklumat seperti individu yang bertanggungjawab terhadap tugas tersebut, sumber yang diperlukan dan masa yang diperuntukkan.


Aplikasi

• Kenal pasti objektif projek atau perancangan. Contoh ialah Strategi Meningkatkan Khidmat Pelanggan
• Kenal pasti kekangan-kekangan yang mungkin memberi kesan kepada pelaksanaan projek atau perancangan seperti kekangan masa, sumber tenaga dan kewangan
• Kenal pasti dan catatkan tugasan-tugasan yang perlu diselesaikan. Catatkan juga di dalam kad tersebut maklumat berhubung tempoh masa bagi sesuatu tindakan perlu disiapkan dan individu yang bertanggungjawab
• Setelah semua tugasan selesai dicatatkan, susun tugasan mengikut turutan dari kiri ke kanan.
• Sambungkan tugasan tersebut dengan anak panah

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah Matriks Berkepentingan

Rajah Matriks Berkepentingan digunakan untuk mengenal pasti perkara paling penting dan perlu diberi keutamaan kepada perkara yang sederhana penting dalam sesuatu senarai. Sebagai contoh, rajah di bawah menunjukkan faktor paling penting kepada sederhana penting yang menyumbang kepada Rendah Motivasi di kalangan pekerja. Didapati faktor Beban Kerja Tinggi menjadi faktor paling penting Rendah Motivasi di kalangan pekerja, iaitu 18.1 markah. Manakala faktor Kurang Insentif Dari Majikan menjadi faktor kurang penting, iaitu 4.8 markah.

Aplikasi

• Senaraikan perkara yang perlu dinilai
• Tentukan kriteria untuk senarai perkara yang dinilai
• Tentukan pemberat pada kriteria yang telah ditetapkan
• Masukkan data hasil kajian atau soal selidik bagi mewakili setiap faktor yang dinilai
• Kira markah bagi setiap faktor dengan mendarabkan markah pemberat dengan markah yang diperoleh menerusi hasil kajian
• Kira markah akhir dengan mencampurkan semua markah bagi setiap kriteria
• Penilaian akhir boleh dilakukan berdasarkan markah yang diperolehi oleh setiap faktor

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah Silang

Rajah Silang digunakan untuk menunjukkan perkaitan satu sama lain antara dua atau lebih senarai elemen. Pada kebiasaannya kaedah padanan terus digunakan bagi menunjukkan hubung kait antara satu elemen dengan elemen yang lain. Namun kaedah ini tidak sesuai digunakan jika terdapat pelbagai elemen yang perlu dipadankan antara satu sama lain.

Rajah ini boleh digunakan untuk tujuan pemilihan projek, pemilihan punca-punca masalah dan pemilihan cadangan penyelesaian serta pemilihan strategi pelaksanaan

Aplikasi

• Kenal pasti faktor-faktor/kriteria-kriteria yang boleh dibuat perbandingan
• Kenal pasti hubungan yang wujud di antara senarai-senarai yang ditentukan
• Kenal pasti rajah silang yang sesuai bagi memadankan hubungan-hubungan yang telah dibentuk
• Tentukan tahap perkaitan. Sebagai contoh, Tiada, Rendah, Sederhana dan Tinggi. Peringkat-peringkat perbandingan ini ditunjukkan di dalam Rajah Silang muka surat 52
• Rajah berikut menunjukkan contoh Rajah Silang yang menggunakan nombor bagi menggambarkan tahap perkaitan
• Buat keputusan atau turutan keutamaan berdasarkan jumlah skor yang diperolehi

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah Pokok

Rajah Pokok digunakan bagi mengenal pasti faktor atau perkara umum kepada lebih spesifik dan mendalam.
Faktor umum tersebut akan dipecahkan kepada faktor-faktor yang lebih spesifik secara ‘beranting’ di mana setiap ranting boleh mengandungi dua (2) atau lebih faktor spesifik. Rajah Pokok boleh digunakan untuk tujuan-tujuan seperti berikut:

• Sebagai alat perancangan bagi menyelesaikan sesuatu masalah
• Mengkaji punca utama berlakunya sesuatu masalah
• Mengenal pasti secara mendalam isu utama yang wujud daripada analisis yang dilakukan menerusi
• Rajah Hubung kait, Rajah Afiniti dan Rajah Sebab dan Akibat
• Sebagai strategi mendapat cadangan penyelesaian dan strategi pelaksanaan

Aplikasi

• Nyatakan permasalahan, perancangan atau isu yang perlu dikaji. Tuliskan penyataan tersebut pada bahagian atas (untuk Carta Pokok Menegak) atau pada bahagian tepi sebelah kiri (untuk Carta Pokok Melintang)
• Kenal pasti persoalan-persoalan yang berkaitan yang akan membawa kepada pecahan faktor atau isu seterusnya. Contoh, untuk mencari sebab dan akibat soalan yang berkaitan adalah seperti:

• Apakah faktor yang menyumbang kepada punca yang dikaji?

• Mengapa ini berlaku?

• Pada setiap faktor dan peringkat yang telah dikenal pasti semak sekali lagi sama ada perkara-perkara yang dimasukkan tersebut relevan bagi menyokong isu utama yang dikaji
• Teruskan kaedah ini sehingga elemen asas dan tindakan yang wajar dapat dikenalpasti
• Apabila proses ‘meranting’ selesai, semak semula semua faktor atau isu yang telah dikenal pasti.
• Pastikan semua faktor atau isu yang dikenal pasti benar -benar menyokong isu utama yang dikaji.
• Jika faktor atau isu yang dikenal pasti tadi benar-benar menyokong isu utama yang dikaji, selidiki sekali lagi sama ada faktor-faktor tersebut cukup untuk menyokong isu utama yang dikaji atau mungkin terdapat faktor-faktor lain yang masih perlu dimasukkan

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah Hubung kait

Rajah Hubung kait digunakan bagi menunjukkan perkaitan kompleks di antara sebab-sebab yang menjadi
sebab masalah. Rajah Hubung kait kerap digunakan bagi menganalisis sebab dan akibat sesuatu masalah. Namun begitu penggunaannya boleh juga diperluas untuk tujuan lain seperti menunjukkan aliran maklumat di dalam sesuatu proses.

Tidak seperti Rajah Afiniti atau Rajah Sebab dan Akibat, elemen-elemen masalah di dalam Rajah Hubung kait berada pada kedudukan tidak tersusun dan rawak. Elemen-elemen ini kemudiannya dihubung kait oleh anak panah. Kedudukan anak panah ini akan memberi petunjuk elemen yang mana menjadi penyebab dan akibat sesuatu masalah.

Aplikasi

• Kenal pasti dan catatkan masalah yang dihadapi. Sebagai Contoh “Kepuasan Pelanggan Rendah”
• Sebab yang dikenal pasti boleh dicatatkan terus pada Rajah Hubung kait
• Ahli KIK boleh memasukkan lebih daripada satu sebab pada sesuatu Rajah Hubung kait. 
• Walau bagaimanapun lebih daripada 3 sebab memungkinkan sesuatu Rajah Hubung kait lebih sukar dianalisis
• Kenal pasti elemen sebab dan akibat yang menyumbang terhadap permasalahan tersebut.
• Di dalam mengenal pasti elemen sebab ini, ahli KIK haruslah menjawab persoalan “Apakah elemen yang menjadi punca elemen masalah yang dikenalpasti ini wujud?”.
• Catatkan elemen yang dikenalpasti tersebut dan teruskan proses ini sehingga semua elemen masalah terlibat dicatatkan. 
• Pada kebiasaannya jumlah elemen di dalam Rajah Hubung kait ialah di antara 15 hingga 50 elemen
• Elemen ini boleh dikenal pasti menerusi percambahan fikiran, Rajah Afiniti, Rajah Sebab dan Akibat atau kaedah-kaedah lain yang berkaitan
• Jika semua elemen Sebab dan Akibat tadi telah dikenal pasti, masukkan elemen tersebut di dalam Rajah Hubung kait
• Masukkan elemen tersebut di dalam Rajah Hubung kait secara rawak supaya tidak mengikat ahli kumpulan dengan susun atur elemen, sekaligus menggalakkan lebih banyak idea dan kreativiti dapat dicungkil daripada ahli kumpulan
• Hubungkan elemen-elemen sebab dan akibat tadi menerusi anak panah berpandukan aktiviti
• yang telah dinyatakan
• Elemen yang tertumpu oleh anak panah yang paling banyak adalah akibat utama kepada sesuatu masalah. Menerusi contoh, Kepuasan Pelanggan Rendah adalah akibat utama
• Elemen di mana anak panah keluar lebih banyak pula adalah punca utama sesuatu masalah.
• Menerusi contoh, Pekerja Kurang Mahir adalah punca utama

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Carta Kawalan

Carta Kawalan merupakan alat untuk menentukan sama ada sesuatu proses yang dilaksanakan adalah stabil atau tidak. Ia juga memberi petunjuk sama ada sesuatu variasi yang berlaku di dalam sesuatu proses merupakan variasi biasa atau sebaliknya. Terdapat tiga had pengukuran kawalan pada carta kawalan iaitu garisan tengah (central line), garisan had bawah (lower control limit) dan garisan had atas (upper control limit). Titik yang berada di luar garisan had atas dan di luar garisan had bawah menunjukkan variasi-variasi tertentu telah berlaku.

Aplikasi

• Tentukan saiz sampel
• Tentukan kaedah pengumpulan data
• Kira mean, standard deviation dan garisan had bawah serta garisan had atas
• Plotkan data serta Garisan Had Atas dan Garisan Had Bawah di atas Carta Kawalan

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Rajah Taburan (Scatter Diagram)

Rajah Taburan digunakan bagi mengkaji dan mengenal pasti sama ada wujud perkaitan di antara dua angkubah (variables) yang menyumbang kepada sesuatu masalah. Walau bagaimanapun Rajah Taburan tidak membuktikan secara sahih punca sebenar berlakunya sesuatu masalah. Sebagai contoh terdapat dua faktor yang dikenal pasti menyumbang kepada kemalangan jalan raya iaitu pemanduan laju dan kadar kemalangan. Melalui Rajah Taburan, analisis sama ada wujud atau tidak kaitan di antara faktor-faktor tersebut dapat dipastikan.

Aplikasi

• Kenal pasti 2 angkubah yang berkaitan dengan masalah yang dikaji
• Kenal pasti pengukuran yang sesuai untuk angkubah-angkubah yang dikaji. Pengukuran yang sesuai membolehkan kedua-dua faktor tersebut diukur serentak dalam skala yang berterusan
• Plotkan faktor-faktor tersebut. Plotkan faktor penyebab pada Paksi X (melintang) dan akibat pada Paksi Y (menegak)
• Setelah semua pasangan faktor diplotkan, perhatikan bentuk taburan untuk membuat tafsiran

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Carta Aliran Kerja

Carta Aliran Kerja adalah gambaran secara grafik aktiviti-aktiviti yang terlibat dalam proses kerja. Carta Aliran Kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas. Carta Aliran Kerja juga memberikan kefahaman kepada pekerja mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing. Carta Aliran Kerja juga dapat menunjukkan di mana berlaku kelewatan atau kesesakan dan kerja berulang-ulang.

Aplikasi

• Rujuk Proses Kerja bagi aktiviti yang terlibat
• Susun aktiviti mengikut turutan
• Wujudkan aliran proses kerja dengan menggunakan simbol-simbol yang sesuai seperti di bawah
• Kenal pasti aliran proses kerja yang boleh ditambahbaik seperti menggugurkan aktiviti yang tidak perlu atau tambah aktiviti baru bagi melengkapkan proses kerja sedia ada
• Catatkan masa yang diambil untuk menyempurnakan satu-satu aktiviti dan keseluruhan proses sebagaimana tercatat dalam Piagam Pelanggan, jika berkaitan

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Carta Histogram

Carta Histogram digunakan untuk menunjukkan pengagihan data dan memperlihatkan kepelbagaian/variasi di dalam sesuatu proses. Carta Histogram boleh juga digunakan untuk menunjukkan kekerapan berlaku sebab-sebab yang telah dikenal pasti. Kekerapan ini digambarkan melalui ketinggian turus dalam Carta Histogram.

Aplikasi

• Tentukan bilangan kategori yang dikehendaki. Lazimnya bilangan kategori yang sesuai adalah di antara lima hingga dua puluh bergantung kepada bilangan pemerhatian yang hendak dibuat dan ketepatan yang diperlukan
• Tentukan selang kategori dengan membahagikan perbezaan di antara nilai terbesar dengan bilangan kategori yang telah dipilih
• Lukiskan garis mendatar (paksi X) untuk menunjukkan kategori yang dipilih dan garis menegak (paksi Y) untuk menunjukkan kekerapan atau jumlah sesuatu perkara itu berlaku

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Analisis Pareto

Analisis Pareto berasaskan prinsip Pareto yang juga dikenali sebagai peraturan “80/20”. Prinsip ini membezakan di antara sedikit faktor utama (vital few) berbanding banyak faktor yang kurang penting (trivial many) yang menyumbang kepada masalah yang berlaku. Justeru, kumpulan perlu memfokuskan kepada faktor utama untuk mencari penyelesaian kepada masalah berkenaan.

Rajah Pareto pula merupakan sejenis graf khusus yang menunjukkan data dalam bentuk turus mengikut susunan menurun. Sebagai contoh, rajah ini boleh digunakan untuk menggambarkan sebab-sebab yang
mengakibatkan sesuatu masalah. Turus yang paling tinggi menunjukkan sebab yang utama dan ia diikuti oleh sebab-sebab lain.

Dengan demikian, tumpuan boleh diberi terhadap penyelesaian sebab-sebab utama. Melalui Rajah Pareto, Graf Garisan juga boleh dilakar apabila kekerapan terkumpul dan peratusannya dikira.

Aplikasi

• Kenal pasti sebab-sebab paling mungkin yang menjadi punca masalah
• Kumpul data bagi setiap punca masalah dan ukur dengan unit pengukuran yang sesuai
• Bina satu graf di mana Paksi X menerangkan sebab masalah manakala Paksi Y pula menerangkan unit pengukuran punca masalah
• Kenal pasti sebab-sebab utama masalah. Kedudukan turus disusun dari kiri ke kanan. Turus yang paling tinggi menunjukkan sebab yang utama dan diikuti oleh sebab-sebab lain
• Graf garisan dibina berasaskan kekerapan terkumpul dan peratusannya

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Kertas Semak dan Jadual Kekerapan

Kertas atau Lembaran Semak adalah satu kaedah merekod data bagi mengenal pasti kekerapan sesuatu
perkara, kejadian atau masalah. Contohnya sebab-sebab yang mungkin menyumbang kepada masalah
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi adalah seperti berikut:

• Peralatan digunakan serentak
• Kurang penyeliaan
• Sistem koordinasi kurang efektif
• Masalah keputusan makmal
• Borang persetujuan tidak lengkap

Menerusi lembaran semakan, sebab-sebab yang dikenal pasti dapat dibuktikan kesahihannya

Aplikasi

• Dapatkan persetujuan bagi perkara atau masalah yang perlu dikaji
• Kenal pasti pecahan perkara-perkara atau kejadian yang perlu disemak
• Tentukan teknik pengumpulan data, misalnya soal selidik atau pemerhatian
• Wujudkan satu jadual bagi merekod kekerapan sesuatu perkara atau kejadian tersebut berlaku
• Lantik ahli yang akan bertanggungjawab bagi merekodkan data tersebut dalam sesuatu tempoh yang dipersetujui
• Rekod data pada lembaran semak dan analisis data yang direkodkan
• Analisis data boleh dilakukan dengan mengira kekerapan, kekerapan terkumpul, peratus kekerapan dan peratus kekerapan terkumpul

Baca selanjutnya ...

Alat Kawalan Kualiti: Analisis Sebab-Akibat

Teknik ini digunakan untuk menganalisis masalah dengan mengenal pasti sebab- sebab yang menjadi punca masalah melalui percambahan fikiran.
Analisis ini merupakan satu kaedah yang mudah untuk meringkas, mengatur dan menerangkan dalam bentuk gambarajah semua sebab kepada sesuatu masalah yang telah dikenal pasti.
Pecahan utama kepada masalah boleh dibahagikan kepada lima (5) kategori yang juga dikenali sebagai teknik 4M 1E. Kategori-kategori tersebut adalah seperti berikut:

• Machine (Mesin) 
• Manpower (Manusia) 
• Material (Bahan)
• Method (Kaedah) 
• Environment (Persekitaran)

Aplikasi

• Masalah/projek yang dipilih dicatatkan dalam kotak yang dilukis pada sebelah kanan
• Kenal pasti kategori-kategori/faktor utama kepada masalah. Ahli KIK boleh menggunakan teknik 4M 1E bagi mengkategorikan sebab/faktor
• Kenal pasti sebab-sebab yang menyumbang kepada masalah di bawah setiap kategori tersebut
• Setelah sebab dikenal pasti dan dipilih, lakukan analisis/verifikasi ke atas sebab- sebab
• Kumpul data untuk mengesahkan sebab-sebab paling mungkin

Baca selanjutnya ...

Senarai Teknik Penyelesaian Masalah

Alat Kawalan Kualiti

1. Analisis Sebab dan Akibat
2. Kertas atau Lembaran Semak
3. Analisis Pareto
4. Carta Histogram 
5. Carta Alir Kerja (Carta dan Graf i.e Pai, Garis, Radar, Bar, Gantt, Alir, Kawalan)
6. Rajah Taburan (Sebaran, Scatter) 

Carta Kawalan Alat Kawalan Kualiti Tambahan

1. Rajah Hubung kait (Relationship Diagram)
2. Rajah Pokok 
3. Rajah Silang 
4. Rajah Matriks Berkepentingan (Prioritization Matrix) 
5. Rajah Jaringan Aktiviti (Arrow Diagram atau PERT Chart— Programme Evaluation Review Technique) 
6. Process Decision Planning Chart 

Strategi Penambahbaikan Proses

1. Business Process Reengineering (BPR)/Business Process Improvement (BPI) 
2. Strategi Lautan Biru

Baca selanjutnya ...

Teknik Penjanaan Idea Kreatif: Rajah Afiniti

Rajah Afiniti digunakan untuk mengkategorikan masalah, maklumat dan idea-idea yang tidak tersusun atau bercelaru kepada bentuk yang tersusun dan mudah difahami.
Sebab lain boleh digunakan kaedah ini adalah kerana ahli malu atau bimbang ideanya diperlekehkan,
Teknik Afiniti menggalakkan idea itu dicatatkan.

Aplikasi

• Nyatakan idea secara bertulis tanpa bercakap. 
• Satu idea ditulis di atas sehelai kertas 
• Kumpulkan masalah atau idea tersebut dan rekodkan 
• Buang idea yang sama atau hampir sama. 
• Kelompokkan idea mengikut kategori dan namakan kategori berkenaan

Baca selanjutnya ...

Teknik Penjanaan Idea Kreatif: Berfikir di luar kotak

Berfikir di luar kotak (think out of the box) adalah berfikir di luar kebiasaan dan mencabar tradisi dengan membangkitkan rasa tidak puas hati dan mengeluarkan diri dari zon selesa. Ia menggunakan kreativiti dalam pemikiran, melihat cara penyelesaian pada sudut yang berlainan, serta berbeza dari status quo. Kebolehan untuk berfikir di luar kotak minda adalah sesuatu yang sukar untuk diajar, namun, sekiranya seseorang itu dapat menguasai kebolehan tersebut, ia akan dapat membantu memajukan diri individu tersebut dan organisasi. Berfikir di luar kotak minda adalah bertujuan untuk membolehkan pekerja menggunakan kreativiti atau pendekatan yang unik bagi menyelesaikan sebarang masalah atau isu dalam organisasi. Caranya adalah dengan banyak bertanyakan soalan yang bermula dengan perkataan seperti: 

BAGAIMANA, MESTIKAH, BOLEHKAH atau PERLUKAH, contohnya:

• Bagaimana kerja ini boleh dilakukan dengan cara lain?

• Mestikah proses kerja bermula dengan aktiviti A bukan B?

• Bolehkah gugurkan aktiviti X dan Y daripada proses kerja yang sedia ada?

• Perlukah pelanggan mendapatkan perkhidmatan tanpa hadir ke pejabat?

• Apa terjadi kalau...............?

Bagaimana Untuk Berfikir Di Luar Kotak Minda

• Membangunkan pendekatan baru untuk menyelesaikan masalah. Jangan terikat kepada idea konvensional, sebaliknya cuba keluar dari kebiasaan dan mencari alternatif baru
• Mengkaji semua pilihan, iaitu jangan cepat membuat keputusan, sebaliknya meneliti dan melihat dari semua aspek atau sudut
• Menjadi pendengar yang baik dengan memberi perhatian sepenuhnya terhadap pandangan-pandangan seseorang yang mungkin boleh membantu menyelesaikan masalah
• Memutuskan tidak akan mengekalkan status quo, sebaliknya mencari cara baru yang unikdan bukan konvensional
• Mengamalkan berfikir secara ‘lateral’ dan bertentangan dengan tradisi atau semula jadi bagi melatih semula minda dan membentuk pemikiran
• Membaca perkara-perkara lain daripada kebiasaan dan menulis mengenainya untuk merangsang minda berfikir di luar kotak
• Menukar cara minda berfikir supaya lebih kreatif dan berfikir secara abstrak

Ciri-ciri Berfikir Di Luar Kotak
Berfikir di luar kotak memerlukan empat (4) ciri atau sikap berikut:

• Mengambil perspektif baru dalam melaksanakan tugas-tugas harian
• Mempunyai pemikiran terbuka dan sanggup melaksanakan sesuatu secara berlainan
• Memberi tumpuan kepada mencari idea-idea baru dan bertindak ke atas idea-idea tersebut
• Berusaha mencipta nilai melalui kaedah-kaedah baru

Contoh 1:
1+1 = ?
Jawapan yang biasa didengar sudah tentunya
1+1 = Tidak semestinya dua (2), ada kalanya ia menjadi seperti berikut:

• 1+1 = 1 (Bila satu titik air dititik di atas titik air yang lain. Kedua-duanya bercantum menjadi satu)
• 1+1 = 0 (Bila satu titik air dititik di atas air yang lain di dalam kuali panas, kedua- duanya akan hilang menjadi wap)
• 1+1 = 3 dan ke atas (Bila seorang lelaki mengahwini seorang perempuan dan dikurniakan anak mungkin seorang, mungkin dua dan mungkin kembar empat)

Contoh 2

Bagaimana hendak membuat garisan yang merentasi dan menyentuh semua titik atau bulatan dalam Rajah 1 secara berterusan dan tanpa mengulanginya? Agak sukar untuk membuatnya sekiranya berfikir secara konvensional tetapi dengan berfikir di luar kotak minda perkara ini dapat diselesaikan dengan mudah, iaitu membuat garisan dari 1 hingga 4 seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2 di bawah:

Baca selanjutnya ...

Teknik Penjanaan Idea Kreatif : Peta Minda

Peta minda adalah satu proses untuk membantu menyalurkan idea secara lebih terancang dan tersusun, iaitu bermula dari idea utama dan idea-idea sampingan yang dikembangkan melalui percambahan cabangcabang. Ia merupakan kaedah yang berkesan untuk mendapatkan semula maklumat daripada ingatan untuk ditukarkan menjadi bentuk yang boleh dilihat. Peta minda bertujuan untuk:

• Merakam dan memproses maklumat secara linear dan dalam masa yang sama membuat pengelolaan yang menyeluruh (menghubung kait, membanding, menganalisis dan sebagainya) 
• Merupakan satu pembinaan yang dibuat di atas sehelai kertas, di mana idea penting diletakkan di tengah-tengah pusat utama dan idea lain yang berkaitan dikembangkan di luar idea utama dengan menggunakan pusat kecil, garisan, bongkah geometri, warna dan sebagainya 
• Ianya boleh meminimumkan penggunaan masa dalam mengumpul maklumat dan membuat penganalisisan 
• Boleh membantu menggunakan proses pemikiran kreatif

Elemen-Elemen Utama Peta Minda

• Pengelolaan

• Maklumat penting disusun dan dikelolakan dengan cara keseluruhan supaya menghasilkan struktur pola yang kreatif, selaras dengan cara otak memproses maklumat dan lebih mudah dirakamkan dalam ingatan jangka panjang

• Perkataan Kunci

• Ianya digunakan untuk mewakili sesuatu idea atau tema

• Dapat memberi bayangan secara kreatif dan dapat dihubung kait dengan idea yang lain

• Jenis nama, perbuatan atau sifat 

• Gambaran Imaginasi

• Ianya boleh dibuat dalam pelbagai cara, warna dan memfokuskan idea dan gambarajah tiga dimensi

• Ianya mudah diingat berbanding jika menggunakan perkataan

Cara Membentuk Peta Minda

Peta minda boleh disediakan secara manual atau menggunakan kemudahan ICT. Antara langkah-langkah
yang perlu dilakukan untuk melakar peta minda ialah:

• Lukis tajuk pada bahagian tengah

• Bahagikan kepada cabang-cabang yang merupakan fakta utama 

• Bahagikan cabang kepada cabang-cabang kecil atau fakta terperinci

• Semua fakta utama ditulis dalam huruf besar

• Fikir di mana hendak letakkan cabang/fakta

Baca selanjutnya ...

Teknik Penjanaan Idea Kreatif : Percambahan Fikiran (Brainstorming)

Percambahan fikiran adalah kaedah yang digunakan bagi menggalakkan tiap-tiap individu dalam kumpulan mengeluarkan pendapat atau idea dalam sesuatu perbincangan secara bebas.

Aplikasi

• Lantik seorang ahli untuk merekod cadangan-cadangan
• Galakkan penglibatan semua ahli. Ahli-ahli lain tidak boleh memberi kritikan terhadap sebarang idea atau cadangan yang dikemukakan
• Semua idea diterima, tanpa mengira ketepatan. Lebih banyak idea, lagi baik
• Setiap ahli mesti mengemukakan sekurang-kurangnya satu cadangan secara bergilir-gilir
• Ahli-ahli lain dilarang untuk mencelah atau memberi ulasan terhadap cadangan yang dikemukakan
• Jika ada ahli yang belum dapat menyumbang idea atau cadangan, teruskan kepada ahli yang lain
• Kebiasaannya, pada 20 minit yang pertama, ahli-ahli akan rancak mengemukakan pelbagai cadangan. Jika kerancakan ini reda, terus galakkan ahli untuk menyumbangkan pendapat dan idea. Pada kebiasaannya cadangan yang kreatif muncul pada peringkat ini 
• Kenal pasti cadangan-cadangan yang berpotensi untuk dilaksanakan sehingga ke akhir sesi 
• Kumpulan boleh menyemak kesemua cadangan yang telah dikemukakan. Sebahagian daripada cadangan tersebut mungkin hampir sama atau berulang dan boleh digugurkan.

Baca selanjutnya ...

Sampel

• Dalam proses pengumpulan data, ahli-ahli KIK boleh mengumpul data dengan menggunakan sampel
• Sampel melibatkan pengumpulan maklumat dengan mengambil sebahagian kecil daripada sejumlah besar populasi yang berkaitan
• Bilangan atau peratusan sampel yang dipilih perlu disesuaikan dengan jumlah populasi
• Jenis sampel yang biasa digunakan adalah seperti berikut:

Baca selanjutnya ...

Pengumpulan data dan dokumen sokongan

Pengumpulan Data

• Ahli-ahli KIK boleh menggunakan pelbagai teknik yang mesti disokong dengan maklumat serta data yang tepat semasa menyelesaikan masalah atau projek penambahbaikan 
• Pengumpulan data dan maklumat adalah langkah yang terpenting dalam proses menyelesaikan masalah 
• Tanpa data dan maklumat yang diperlukan, atau kekurangan data, keputusan atau penyelesaian masalah mungkin tidak dapat dibuat dengan berkesan 
• Data dan maklumat perlu dikumpulkan bagi tujuan berikut: 

• Memahami keadaan sebenar dan menyokong serta memperkukuhkan sesuatu pendapat

• Menentukan perhubungan antara masalah dan sebab

 Kaedah Pengumpulan Data

• Temuduga/temubual

• Soal selidik

• Pemerhatian/pemeriksaan

• Analisis laporan/rekod/dokumen berkaitan

• Analisis aduan dan maklum balas pelanggan serta orang ramai

Baca selanjutnya ...

Persediaan Untuk Persembahan Kepada Pengurusan

Persembahan Kepada Pengurusan Atasan dilakukan apabila:

• Kumpulan KIK telah bersedia untuk mempersembahkan perakuan-perakuan atau keputusan termasuk strategi pelaksanaan, adalah penting bagi mereka mempersembahkannya dengan cara teratur, berkesan dan meyakinkan

Untuk melaksanakan tugas ini, ahli-ahli KIK memerlukan beberapa kemahiran. Antara kemahiran-kemahiran tersebut ialah:

• Persembahan secara lisan/pengucapan awam yang berkesan

• Penyediaan laporan projek

• Penggunaan alat-alat multimedia

 Panduan Persembahan

• Persembahan hendaklah dilakukan dalam masa tidak lebih daripada 20 minit termasuk ucapan pembukaan dan penutup

• Semua ahli akan menyertai persembahan mengikut pembahagian tugas kumpulan yang ditetapkan

• Semua maklumat yang telah dikumpulkan digunakan dalam persembahan dengan menggunakan teknik dan alat kawalan kualiti yang bersesuaian

• Ahli-ahli Jawatankuasa Pemandu dan kumpulan-kumpulan lain yang berkaitan akan dijemput perlu dimaklumkan sekurang-kurangnya seminggu sebelum persembahan

• Bersedia untuk menjawab pertanyaan atau memberi penjelasan sekiranya ada

• Bersedia menerima komen atau pandangan sekiranya ada

Pertimbangan dan Keputusan oleh Pihak Pengurusan

• Apabila Kumpulan KIK mempersembahkan projek, pihak pengurusan perlu memberi pertimbangan dan membuat keputusan mengenainya

• Sekiranya keputusan tidak dapat diberi dengan segera, pihak pengurusan hendaklah memberikan jangka masa tertentu bagi membuat keputusan tersebut

Faedah Persembahan Projek KIK

• Memperbaiki perhubungan di antara Pihak Pengurusan dan pekerja

• Menunjukkan minat, sokongan dan penglibatan Pihak Pengurusan dalam KIK

• Memupuk semangat kerjasama dan kekitaan di kalangan warga organisasi

• Sebagai cara pengiktirafan dan penghargaan terhadap usaha-usaha ahli-ahli KIK

• Mengasah kemahiran pengucapan awam dan meningkatkan keyakinan diri pekerja yang terbabit 

Baca selanjutnya ...

Fasa 4: Tindakan : Penyeragaman

• Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran P.D.C.A.
• Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai, tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut:

• Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja yang berkaitan

• Mengemaskini Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO

• Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitan 

• Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secara menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian

 Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan Pihak Pengurusan

Baca selanjutnya ...

Fasa 3: Penyemakan : Pemantauan

• Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektif/sasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaian
• Jika terdapat sebarang jurang perbezaan, kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragaman
• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan/ penyeragaman pelaksanaan
• Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telah dilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi. Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos, masa, pembaziran, peningkatan produktiviti dan kualiti, kepuasan hati pelanggan dan sebagainya

Baca selanjutnya ...

Fasa 3: Penyemakan : Penilaian

• Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan-cadangan penyelesaian
• Penilaian ini akan menentukan sama ada objektif/sasaran projek tercapai atau tidak
• Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis (contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cuba
• Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek, ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula

Baca selanjutnya ...

Fasa 2: Perlaksanaan

• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenai cara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui
• Sekiranya perlu, uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilih. 
• Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapai
• Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangan kumpulan dengan berpandukan kepada Carta Gantt
• Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masing amat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projek
• Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugas yang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulan
• Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangan/kemajuan pelaksanaan projek kepada fasilitator dan Pihak Pengurusan

Anggota-anggota organisasi perlu dimaklumkan mengenai uji cuba serta tempoh ianya akan dijalankan.

Baca selanjutnya ...

Fasa 1: Perancangan: Cadangan Penyelesaian

• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikan
• Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatu
• Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja, ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkan
• Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknikteknik: 

• Analisis Pro dan Kontra

• Analisis SWOT 

• Analisis Force Field

• Analisis Rajah Pokok

• Analisis SMART

• Analisis Markah Berkriteria

• Business Process Reengineering (BPR)

• Business Process Improvement (BPI) 

• Lain-lain teknik yang sesuai

Baca selanjutnya ...

Fasa 1: Perancangan: Penetapan Objektif/Sasaran Projek

Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data, KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projek
KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuat.
Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut:

• Prinsip 80/20 (Analisis Pareto)
• Objektif Organisasi 
• Piagam Pelanggan
• Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
• Arahan Pihak Pengurusa
• Amalan Terbaik (Best Practices)

Dalam satu-satu pernyataan sasaran projek perlu ada 3 elemen

1. Apa
2. Berapa
3. Bila

Baca selanjutnya ...

Fasa 1: Perancangan: Pengumpulan Data untuk memahami Projek yang Dipilih

Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti

Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti:

• Soal Selidik
• Temuduga/Temubual/Perbincangan
• Pemerhatian 
• Semakan dan Analisis Laporan/Rekod/Dokumen 
• Pemeriksaan
• Lain-lain teknik yang sesuai 

Data boleh dikumpul menggunakan Kertas/Lembaran Semak (Check Sheet)

Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran (brainstorming) dan memindahkan idea kepada realiti

Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data:

• Analisis Pareto 
• Rajah Histogram 
• Rajah Taburan 
• Carta Kawalan
• Carta Turus dan Carta Pai
• Lain-lain teknik yang sesuai 

Baca selanjutnya ...

Fasa 1: Perancangan: Menganalisis Projek yang telah Dipilih

Setelah projek dipilih, ahli-ahli KIK perlu

• Menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H.  Teknik 5W+1H merujuk kepada: 

• What (Apa?)

• Who (Siapa?) 

• When (Bila?) 

• Where (Di mana?) 

• Why (Kenapa?)

• How (Bagaimana?) 

• Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
• Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
• Analisis sebab/faktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut: 

• Rajah Sebab dan Akibat/Rajah Tulang Ikan/Rajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan 

• Rajah Hubung Kait, Peta Minda, Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik

• Percambahan Fikiran

Baca selanjutnya ...

Fasa 1: Perancangan: Jadual Pelaksanaan Projek

Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual Pelaksanaan Projek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atau Carta Gantt

Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek tersebut ialah:

• Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan 
• Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh permulaan dan penyempurnaan projek 
• Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamat aktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dan diawasi 
• Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yang dirancang bagi setiap aktiviti

Baca selanjutnya ...